როგორ გამოვიყენოთ მოწინავე პროგრამული მახასიათებლები დიდი პროექტების გასამარტივებლად

სამუშაოების გამარტივება ავტომატიზაციის ინსტრუმენტებით: თამაშის შემცვლელი

როდესაც საქმე დიდი პროექტების გამარტივებას ეხება, ავტომატიზაციის ხელსაწყოები არაგონივრული გმირებია. მოდით, გავითვალისწინოთ: განმეორებითი დავალებების ხელით მართვა პროდუქტიულობის მკვლელია. ავტომატიზაცია საშუალებას გაძლევთ ფოკუსირება მოახდინოთ დიდ სურათზე, ხოლო ინსტრუმენტები ზრუნავს ნიტ-გრიტზე. მაგალითად, ინსტრუმენტები, როგორიცაა Zapier ან IntegroMat, საშუალებას გაძლევთ ავტომატიზაცია გაუწიოთ სამუშაო ნაკადებს მრავალ აპლიკაციებში, ნულოვანი კოდირების ცოდნით. ეს ნიშნავს, რომ თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ გამომწვევები, რომლებიც მონაცემებს ავტომატურად გადაადგილდებიან თქვენს CRM- ს, ელ.ფოსტის მარკეტინგის ხელსაწყოსა და პროექტის მართვის სისტემას შორის, დაზოგავთ თქვენს საათებს ყოველ კვირას.

საქმის შესწავლა: ავტომატიზაციის ძალა

მაგალითის მისაღებად მარკეტინგული სააგენტო, რომელიც ასობით კლიენტს მართავს. ავტომატური ინსტრუმენტების ინტეგრირებით, მათ შეამცირეს განმეორებითი ადმინისტრაციული დავალებების დახარჯული დრო 30%-ით. მაკკინსის მოხსენების თანახმად, ბიზნესი, რომელიც იყენებს ავტომატიზაციას, ხედავს პროდუქტიულობის გაზრდას 20-30%. წარმოიდგინეთ, რომ შეწყვიტეთ თქვენი პროექტის მოსამზადებელი დრო მესამედით. ეს არ არის მხოლოდ ეფექტურობა, ეს თამაშის შეცვლაა.

როგორ აუმჯობესებს ავტომატიზაციას სიზუსტე და შეამცირებს ხარჯებს

ავტომატიზაცია არ დაზოგავს მხოლოდ დროს - ეს ასევე ამცირებს ადამიანის შეცდომებს. როდესაც თქვენ გაქვთ პროცესები, რომლებიც ავტომატურად მუშაობთ, თითქმის აღმოფხვრიან გადამწყვეტი ნაბიჯების დაკარგვის ან შეცდომების დაშვების შანსი. მოდით გადავხედოთ პროექტის მენეჯმენტის პროგრამას, როგორიცაა Trello ან ორშაბათი. Com, რომელიც საშუალებას გაძლევთ ავტომატიზირებული დავალებების დავალებები, თარიღები და შეტყობინებები. თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ის ისე, რომ როდესაც ერთი დავალება დასრულდება, მეორე ავტომატურად მიენიჭება გუნდის შესაბამის წევრს. ეს არამარტო ინახავს ყველას სინქრონიზაციას, არამედ ის დაგეხმარებათ ბიუჯეტის ფარგლებში დარჩეთ, გაფუჭებული რესურსების შემცირებით.

ინსტრუმენტები თქვენი სამუშაო პროცესის გასამყარებლად

მაშ, რომელი ინსტრუმენტები უნდა გაითვალისწინოთ თქვენი შემდეგი დიდი პროექტისთვის? აქ არის სწრაფი მიმოხილვა ზოგიერთი საუკეთესო კონკურენტის შესახებ:

ავტომატიზაციის თამაში არ ეხება მხოლოდ ინსტრუმენტებს - ეს ეხება სისტემის შექმნას, რომელიც მუშაობს თქვენთვის. თქვენი გუნდის საჭიროებების ანალიზით, შეგიძლიათ შეარჩიოთ პროგრამული უზრუნველყოფის საუკეთესო კომბინაცია ოპერაციების გასაუმჯობესებლად, ხარჯების შემცირებისა და ეფექტურობის გასაძლიერებლად.

თანამშრომლობის პლატფორმები: კომუნიკაციის ცენტრალიზაცია გუნდური მუშაობისთვის

დღევანდელ სწრაფად განვითარებულ სამყაროში, ელექტრონული ფოსტის თემებზე დაყრდნობით და გუნდური კომუნიკაციისთვის განაწილებული ინსტრუმენტები არის თქვენი პროექტის შენელებისთვის უსაფრთხო გზა. წარმატების გასაღები არის ცენტრალიზაცია. თანამშრომლობის პლატფორმები, როგორიცაა Slack , Microsoft გუნდები და Asana საშუალებას აძლევს გუნდებს უფრო ჭკვიანურად იმუშაონ, არ უფრო რთული, გაგზავნონ ერთი სივრცე შეტყობინებების, ფაილების გაზიარებისა და დავალებების თვალყურის დევნისთვის. ყველაფრის ერთ ადგილზე გაერთიანებით, თქვენ აღმოფხვრიან დაბნეულობა, თავიდან აიცილებთ შეცდომებს და ზრდის თქვენი პროექტის სიჩქარეს.

საქმის შესწავლა: დიდი გავლენა, დიდი შედეგები

წარმოიდგინეთ მარკეტინგული ფირმა, რომელიც ერთდროულად ათობით კლიენტურ კამპანიას ახდენს. მსგავსი თანამშრომლობის პლატფორმის მიღებით ასანას , მათ შეამცირეს მათი პროექტის ვადები 25%-ით. ეს მიღწეული იქნა დავალებების დავალებების, ვადების და კლიენტების უკუკავშირის ცენტრალიზაციით ერთ ორგანიზებულ სივრცეში. თანახმად Forrester- ის ანგარიშის , გუნდები, რომლებიც იყენებენ თანამშრომლობის ინსტრუმენტებს, 20% -ით უფრო პროდუქტიულია, ვიდრე მათ, ვინც არა. ეს არ არის მხოლოდ შემთხვევითი სტატისტიკა-ეს არის რეალურ დროში კომუნიკაციისა და პროექტის მენეჯმენტის გამარტივების ძალა.

მახასიათებლები, რომლებიც პლატფორმებს განასხვავებენ

მაშ, რა ხდის ამ პლატფორმებს დიდი პროექტების გამარტივებისთვის? რეალური ჯადოქრობა ხდება მახასიათებლების ინტეგრაციაში, რაც გუნდებს ეხმარება შეინარჩუნონ და შეამცირონ ხახუნა. აქ მოცემულია თანამშრომლობის პლატფორმების გამოყენების მთავარი სარგებელი:

ამ მახასიათებლების გათვალისწინებით, თქვენ მხოლოდ ყველას არ ინახავთ ინფორმაციას, თქვენ შედეგებს მართავთ. ცენტრალიზებული კომუნიკაცია უზრუნველყოფს, რომ ყველა განახლება, გამოხმაურება და დოკუმენტი ერთ ადგილზე იყოს - პროექტის მენეჯმენტი უფრო რბილდება, ვიდრე ოდესმე.

რატომ ვერ გამოტოვებ

თუ თქვენ კვლავ ეყრდნობით კომუნიკაციის მოძველებულ მეთოდებს, დროა განახლების დრო. პლატფორმები, როგორიცაა Slack და Microsoft- ის გუნდები, საშუალებას იძლევა უწყვეტი ინტეგრაცია სხვა ინსტრუმენტებთან, რაც იმას ნიშნავს, რომ თქვენ შეგიძლიათ დააკავშიროთ თქვენი კალენდრები, CRM სისტემები და მომხმარებელთა დახმარების პროგრამული უზრუნველყოფა ისე, რომ აზრი ჰქონდეს თქვენს ბიზნესს. წარმოიდგინეთ ელექტრონული ფოსტის ძებნაზე დახარჯული დრო ან კლიენტებთან ელექტრონული ფოსტით პინგ-პონგის დაკვრა. ეს არ არის მხოლოდ უფრო ეფექტური-ეს არის თამაშის შემცვლელი დიდი, რთული პროექტებისთვის.

მაშ, რა არის აქ? გაეცანით თანამშრომლობის პლატფორმებს და გაამარტივეთ თქვენი კომუნიკაცია. ეს ასე მარტივია.

③: ღრუბლის შენახვისა და პროექტის მართვის პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენება

ღრუბლის შენახვისა და პროექტის მართვის პროგრამული უზრუნველყოფა აუცილებელი საშუალებებია ფართომასშტაბიანი პროექტების მოგვარებისას. ისინი გუნდებს საშუალებას აძლევს ფაილებზე წვდომა ნებისმიერ დროს, ნებისმიერ ადგილას, იმის უზრუნველსაყოფად, რომ არავინ დარჩა. ღრუბლოვანი პლატფორმები, როგორიცაა Google Drive , Dropbox და OneDrive გთავაზობთ უწყვეტი თანამშრომლობას ღრუბელში ფაილების შენახვით, ასე რომ ყველას აქვს უახლესი ვერსიები მათ ხელთაა. შეაერთეთ ეს პროექტის მენეჯმენტის ინსტრუმენტებით, როგორიცაა Asana ან ორშაბათი. Com , და თქვენ მიიღებთ ერთიან სისტემას პროგრესის თვალყურის დევნებისა და პროექტის ორგანიზაციის შენარჩუნებისთვის.

საქმის შესწავლა: ტექნიკური ფირმის წარმატება Cloud Solutions– ით

განვიხილოთ ტექნიკური კომპანია, რომელმაც მიიღო Cloud Storage და ინტეგრირებული მას მათი პროექტის მართვის პროგრამით. ეს ცვლა შემცირდა დოკუმენტების ძებნა 40%-ით დახარჯული დრო. Google Asana– ს ამოცანების მართვის და Drive– ის ფაილების გაზიარებით, გუნდს შეეძლო რეალურ დროში ითანამშრომლოს, სამუშაო პროცესის დრამატულად გაუმჯობესება. თანახმად IDC- ის , ბიზნესი, რომელიც იყენებს ღრუბელზე დაფუძნებულ პროექტის მენეჯმენტის პროგრამულ უზრუნველყოფას, განიცდის პროდუქტიულობის 20-30% ზრდას, რაც მას უღიმღამოდ აქცევს პროექტზე დაფუძნებული ორგანიზაციისთვის.

ღრუბლის შენახვის სარგებელი დიდი პროექტებისთვის

ღრუბლის შენახვა არ ეხება მხოლოდ ფაილების შენახვას - ეს არის წვდომის გამარტივება და თანამშრომლობა. ცენტრალურად შენახული ყველაფერს, გუნდებს შეუძლიათ თანამედროვე ფაილებზე წვდომა ვერსიის დაბნეულობის რისკის გარეშე. თქვენ ასევე შეგიძლიათ დააწესოთ ნებართვები დაშვების გასაკონტროლებლად, იმის უზრუნველსაყოფად, რომ მგრძნობიარე ინფორმაცია მხოლოდ სწორ ადამიანებთან არის გაზიარებული. მაგალითად, თუ თქვენი პროექტი მოიცავს მრავალ დეპარტამენტს, თქვენ შეგიძლიათ მარტივად გაზიაროთ შესაბამისი დოკუმენტები, ხოლო მათი დაცვისას.

ღრუბლის შენახვისა და პროექტის მართვის ინსტრუმენტების ძირითადი მახასიათებლები

მოდით გავაფუჭოთ საუკეთესო ინსტრუმენტების ძირითადი მახასიათებლები, რომლებიც დაგეხმარებათ ორგანიზებული და ეფექტური დარჩეთ:

ეს ხელსაწყოები არ უწყობს ხელს თქვენი სამუშაო ნაკადის მართვას - ისინი ყველაფერს ერთიან, ადვილად მისაწვდომ პლატფორმაზე მოაქვს. ეს ამცირებს შეცდომის რისკს, აუმჯობესებს გუნდის კოორდინაციას და უზრუნველყოფს დიდ პროექტებზე გლუვი, უწყვეტი პროგრესს.

ინტეგრაციის ძალა: თქვენი ინსტრუმენტების დაკავშირება

რაც ამ ინსტრუმენტებს კიდევ უფრო ძლიერად აქცევს, არის სხვა პლატფორმებთან ინტეგრაციის უნარი. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ სინქრონიზებული თქვენი პროექტის მართვის ინსტრუმენტი ღრუბლოვანი შენახვით, ისე, რომ ფაილები ავტომატურად უკავშირდება დავალებებს და ვადებს. ინტეგრაცია ასევე საშუალებას გაძლევთ დააკავშიროთ თქვენი ელ.ფოსტა, კალენდარი და CRM სისტემები, შექმნათ ყოვლისმომცველი ციფრული ეკოსისტემა, რომელიც ხელს უწყობს პროდუქტიულობას მთელს ფორუმში.

თქვენი შენახვისა და პროექტის მართვის პროგრამული უზრუნველყოფის დაკავშირებით, თქვენ უზრუნველყოფთ, რომ ყველას ყოველთვის ერთსა და იმავე გვერდზეა და რომ არაფერი გადის ბზარებში.

რას ელოდებით? დაიწყეთ ღრუბლის შენახვისა და პროექტის მართვის პროგრამული უზრუნველყოფა დღეს და უყურეთ თქვენი პროექტის ეფექტურობას.

როგორია თქვენი გამოცდილება ღრუბლის შენახვისთვის პროექტის მენეჯმენტისთვის? როგორ შეცვალა ამ ინსტრუმენტებმა თქვენი სამუშაო ნაკადი? გააზიარეთ თქვენი მოსაზრებები კომენტარებში!