نحوه استفاده از ویژگی های نرم افزاری پیشرفته برای ساده سازی پروژه های بزرگ

جریان کار با ابزارهای اتوماسیون: تغییر دهنده بازی

وقتی صحبت از ساده سازی پروژه های بزرگ می شود ، ابزارهای اتوماسیون قهرمانان غیرقانونی هستند. بیایید با آن روبرو شویم: انجام وظایف تکراری به صورت دستی یک قاتل بهره وری است. اتوماسیون به شما امکان می دهد تا در حالی که ابزارها از ظرافت و ظریف مراقبت می کنند ، روی تصویر بزرگ تمرکز کنید. به عنوان مثال ، ابزارهایی مانند Zapier یا Integromat به شما امکان می دهند گردش کار را در چندین برنامه با دانش کد نویسی صفر انجام دهید. این بدان معناست که می توانید محرک هایی را تنظیم کنید که داده ها را به طور خودکار بین CRM ، ابزار بازاریابی ایمیل و سیستم مدیریت پروژه خود منتقل می کنند و هر هفته ساعت شما را ذخیره می کنند.

مطالعه موردی: قدرت اتوماسیون

از یک آژانس بازاریابی که صدها مشتری را مدیریت می کند ، بگیرید. آنها با ادغام ابزارهای خودکار ، مدت زمان صرف شده برای کارهای اداری تکراری را 30 ٪ کاهش دادند. براساس گزارشی از مک کینزی ، مشاغلی که از اتوماسیون استفاده می کنند ، افزایش بهره وری 20-30 ٪ را مشاهده می کنند. تصور کنید زمان آماده سازی پروژه خود را با یک سوم کاهش دهید. این فقط کارآیی نیست ، بلکه تغییر بازی است.

چگونه اتوماسیون دقت را بهبود می بخشد و هزینه ها را کاهش می دهد

اتوماسیون فقط در وقت صرفه جویی نمی کند - همچنین خطاهای انسانی را کاهش می دهد. هنگامی که فرآیندهای به طور خودکار در حال اجرا هستید ، احتمال از دست دادن مراحل مهم یا اشتباه کردن تقریباً از بین می رود. بیایید به نرم افزارهای مدیریت پروژه مانند Trello یا دوشنبه.com نگاه کنیم که به شما امکان می دهد تکالیف کار ، موعد مقرر و اعلان ها را خودکار کنید. می توانید آن را به گونه ای تنظیم کنید که پس از اتمام یک کار ، وظیفه بعدی به طور خودکار به عضو تیم مناسب اختصاص یابد. این نه تنها همه را همگام می کند ، بلکه به شما کمک می کند تا با کاهش منابع هدر رفته در بودجه بمانید.

ابزارهایی برای تراز کردن گردش کار خود

بنابراین ، کدام ابزار را برای پروژه بزرگ بعدی خود باید در نظر بگیرید؟ در اینجا یک نمای کلی از برخی از مدعیان برتر ارائه شده است:

بازی اتوماسیون فقط مربوط به ابزارها نیست - این در مورد ساخت سیستمی است که برای شما کار می کند. با تجزیه و تحلیل نیازهای تیم خود ، می توانید بهترین ترکیب نرم افزار را برای ساده سازی عملیات ، کاهش هزینه ها و افزایش کارایی انتخاب کنید.

سیستم عامل های همکاری: متمرکز کردن ارتباطات برای کار تیمی یکپارچه

در دنیای پر سرعت امروز ، تکیه بر موضوعات ایمیل و ابزارهای جدا شده برای ارتباطات تیمی روشی مطمئن برای کند کردن پروژه شما است. نکته اصلی موفقیت تمرکز است. سیستم عامل های همکاری مانند تیم های Slack , Microsoft و Asana به تیم ها اجازه می دهند با فراهم کردن یک فضای واحد برای پیام رسانی ، اشتراک پرونده و ردیابی کار ، باهوش تر و سخت تر کار کنند. با متحد کردن همه چیز در یک مکان ، سردرگمی را از بین می برید ، از خطاها جلوگیری می کنید و سرعت پروژه خود را افزایش می دهید.

مطالعه موردی: تأثیر بزرگ ، نتایج بزرگ

تصور کنید که یک شرکت بازاریابی به طور همزمان ده ها کمپین مشتری را اداره می کند. آنها با اتخاذ یک سکوی همکاری مانند آسانا ، 25 ٪ زمان بندی پروژه خود را کاهش دادند. این امر با متمرکز کردن تکالیف کار ، مهلت ها و بازخورد مشتری در یک فضای سازمان یافته حاصل شد. براساس گزارش Forrester ، تیم هایی که از ابزارهای همکاری استفاده می کنند 20 ٪ بیشتر از کسانی هستند که این کار را نمی کنند. این فقط یک آمار تصادفی نیست-بلکه قدرت ساده سازی ارتباطات و مدیریت پروژه در زمان واقعی است.

ویژگی هایی که سیستم عامل ها را از هم جدا می کنند

بنابراین ، چه چیزی باعث می شود این سیستم عامل ها به عنوان انتخاب ساده پروژه های بزرگ انتخاب شوند؟ خوب ، جادوی واقعی در ادغام ویژگی هایی که به تیم ها کمک می کند تا هم تراز شوند و اصطکاک را کاهش دهند ، اتفاق می افتد. در اینجا بهترین مزایای استفاده از سیستم عامل های همکاری وجود دارد:

با این ویژگی ها ، شما فقط همه را آگاه نمی کنید ، بلکه نتایج را هدایت می کنید. ارتباطات متمرکز تضمین می کند که تمام به روزرسانی ها ، بازخورد ها و اسناد در یک مکان قرار دارند - مدیریت پروژه را از همیشه صاف تر می کند.

چرا شما نمی توانید از دست بدهید

اگر هنوز به روشهای منسوخ ارتباطی تکیه می کنید ، زمان آن است که به روزرسانی شود. سیستم عامل هایی مانند Slack و Microsoft Teams ادغام های یکپارچه را با سایر ابزارها امکان پذیر می کنند ، به این معنی که می توانید تقویم های خود ، سیستم های CRM و حتی نرم افزار پشتیبانی مشتری را به گونه ای متصل کنید که برای تجارت شما معنی داشته باشد. تصور کنید که زمان صرف جستجو برای ایمیل یا پخش ایمیل پینگ پنگ با مشتری را کاهش دهید. این فقط کارآمدتر نیست-این یک تغییر دهنده بازی برای پروژه های بزرگ و پیچیده است.

بنابراین ، غذای آماده اینجا چیست؟ با سیستم عامل های همکاری سوار شوید و ارتباطات خود را ساده کنید. خیلی ساده است

③: استفاده از نرم افزار ذخیره سازی ابری و مدیریت پروژه

نرم افزار ذخیره سازی ابری و مدیریت پروژه ابزارهای اساسی در هنگام برخورد با پروژه های در مقیاس بزرگ است. آنها به تیم ها اجازه می دهند تا در هر زمان و هر مکان به پرونده ها دسترسی پیدا کنند و اطمینان حاصل کنند که هیچ کس از آن عقب نماند. سیستم عامل های ابری مانند Google Drive , Dropbox ، و OneDrive با ذخیره پرونده ها در ابر ، همکاری یکپارچه را ارائه می دهند ، بنابراین همه آخرین نسخه ها را در نوک انگشتان خود دارند. این را با ابزارهای مدیریت پروژه مانند Asana یا Monday.com جفت کنید و یک سیستم یکپارچه برای پیگیری پیشرفت و حفظ سازمان پروژه دریافت می کنید.

مطالعه موردی: موفقیت یک شرکت فناوری با راه حل های ابری

یک شرکت فناوری را در نظر بگیرید که فضای ذخیره سازی ابری را اتخاذ کرده و آن را با نرم افزار مدیریت پروژه خود ادغام کرده است. این تغییر در مدت زمان صرف جستجو برای اسناد 40 ٪ کاهش یافته است. با استفاده از وظایف مدیریت Asana و اشتراک گذاری پرونده Google Drive ، این تیم می تواند در زمان واقعی همکاری کند و گردش کار را به طرز چشمگیری بهبود بخشد. براساس IDC ، مشاغل با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه مبتنی بر ابر ، 20-30 ٪ افزایش بهره وری را تجربه می کنند و آن را به یک سازمان محور مبتنی بر پروژه تبدیل نمی کنند.

مزایای ذخیره ابری برای پروژه های بزرگ

ذخیره سازی ابر فقط مربوط به ذخیره پرونده ها نیست - بلکه در مورد ساده کردن دسترسی و همکاری است. با وجود همه چیز در مرکز ، تیم ها می توانند بدون خطر سردرگمی نسخه به پرونده های به روز دسترسی پیدا کنند. همچنین می توانید مجوزهایی را برای کنترل دسترسی تنظیم کنید و اطمینان حاصل کنید که اطلاعات حساس فقط با افراد مناسب به اشتراک گذاشته می شود. به عنوان مثال ، اگر پروژه شما شامل چندین بخش است ، می توانید ضمن ایمن نگه داشتن آنها به راحتی اسناد مربوطه را به اشتراک بگذارید.

ویژگی های اصلی ذخیره سازی ابر بالا و ابزارهای مدیریت پروژه

بیایید ویژگی های اصلی بهترین ابزارهای موجود را برای کمک به شما در سازماندهی و کارآمد تجزیه کنیم:

این ابزارها فقط به مدیریت گردش کار شما کمک نمی کنند - آنها همه چیز را به یک بستر یکپارچه و به راحتی در دسترس می آورند. این خطر خطای را کاهش می دهد ، هماهنگی تیم را بهبود می بخشد و پیشرفت صاف و بدون وقفه در پروژه های بزرگ را تضمین می کند.

قدرت ادغام: اتصال ابزارهای خود

آنچه این ابزارها را حتی قدرتمندتر می کند ، توانایی آنها در ادغام با سایر سیستم عامل ها است. به عنوان مثال ، می توانید ابزار مدیریت پروژه خود را با ذخیره سازی ابری همگام سازی کنید تا پرونده ها به طور خودکار با وظایف و مهلت ها مرتبط شوند. ادغام همچنین به شما امکان می دهد تا سیستم های ایمیل ، تقویم و حتی CRM خود را با هم ترکیب کنید و یک اکوسیستم دیجیتالی جامع ایجاد کنید که باعث افزایش بهره وری در سراسر صفحه می شود.

با اتصال نرم افزار ذخیره سازی و مدیریت پروژه ، اطمینان حاصل می کنید که همه همیشه در همان صفحه قرار دارند و هیچ چیز از طریق ترک ها نمی چرخد.

خوب ، منتظر چه چیزی هستید؟ امروز شروع به استفاده از نرم افزار ذخیره سازی ابری و مدیریت پروژه کنید و کارآیی پروژه خود را افزایش دهید.

تجربه شما در زمینه ذخیره سازی ابری برای مدیریت پروژه چیست؟ این ابزارها چگونه گردش کار شما را تغییر داده اند؟ افکار خود را در نظرات به اشتراک بگذارید!